Du willst Microsoft 365 ablösen und fragst dich, was mit deiner Firmenadresse, deinen alten E-Mails und euren Projektdateien passiert? Deine Firmenmail kann zu einem anderen Anbieter umziehen. Für die gemeinsame Dateiablage kommt Nextcloud infrage. Mit einer passenden Office-Integration könnt ihr Dokumente direkt im Browser bearbeiten. Für Chat und Videobesprechungen gibt es Nextcloud Talk.
Bei Arminius IT schauen wir zuerst auf die Dinge, die nach dem Wechsel im Alltag funktionieren müssen. Kann deine Kollegin weiterhin auf das gemeinsame Postfach zugreifen? Lassen sich eure Angebote wie gewohnt bearbeiten? Und welche Programme nutzen heute ein Microsoft-Konto zur Anmeldung? Daraus ergibt sich, welche Lösung zu euch passt und womit ihr anfangen könnt.
Was der Microsoft-365-Ausfall im November 2026 gezeigt hat
Bei der Microsoft-365-Störung am 12. und 13. November 2026 hatten auch Nutzer in Deutschland Probleme mit Outlook. Im Mittelpunkt stand Exchange Online, der Dienst hinter vielen Microsoft-365-Firmenpostfächern. Betroffene konnten zeitweise nicht auf ihre Postfächer zugreifen oder bekamen E-Mails verspätet. Auch der Kalender und die Terminplanung in Teams konnten haken.
Stell dir vor, du wartest für ein Angebot auf eine Rückmeldung im gemeinsamen Postfach und willst gleichzeitig einen Kundentermin abstimmen. Wenn Mail und Kalender am selben Dienst hängen, kann eine Störung beide Aufgaben ausbremsen.
Auch andere Mailanbieter und Nextcloud können ausfallen. Getrennte Dienste können aber die Auswirkungen einer Störung begrenzen. Wenn eure Dateiablage unabhängig vom Maildienst läuft und die Anmeldung weiterhin funktioniert, könnt ihr bei einer reinen Mailstörung an euren Projektdateien weiterarbeiten. Für dringende Rückfragen bleibt ein vorher vereinbarter Ausweichweg wie das Telefon sinnvoll.
Microsoft 365 ablösen: Welche Alternativen gibt es?
Exchange Online durch separates Mailhosting ersetzen
Wenn du deine Firmendomain weiter nutzt, kannst du in der Regel auch deine gewohnte E-Mail-Adresse behalten. Deine Kunden schreiben also weiterhin an dieselbe Adresse. Vor dem Umzug schauen wir gemeinsam, welche Postfächer, alten Nachrichten und Weiterleitungen mitkommen sollen.
Ich frage dabei auch nach den Dingen, die man leicht übersieht. Wer beantwortet die Mails an info@? Verschickt der Scanner Dokumente per E-Mail? Braucht jemand Zugriff auf den Kalender einer Kollegin? Wenn dein Team Outlook als Programm behalten möchte, prüfen wir vorab, welche Funktionen mit dem neuen Anbieter wie gewohnt laufen. Wer sich die Kosten für eine Microsoft-Lizenz sparen möchte, kann auch gerne einen Blick auf Thunderbird werfen. Mail- und Domain-Hosting von Arminius IT
OneDrive oder SharePoint für die Dateiablage durch Nextcloud ersetzen
Mit unserer Nextcloud-Business-Cloud kann dein Team Projektordner verwalten, Dateien teilen und festlegen, wer darauf zugreifen darf. Wir können die Cloud im Rechenzentrum oder auf deinem eigenen Server einrichten.
Wenn ihr SharePoint auch für Formulare oder automatisierte Abläufe nutzt, schauen wir uns diese Funktionen einzeln an. Ein Projektordner lässt sich anders umziehen als ein Freigabeprozess, der heute automatisch Aufgaben verteilt. Business-Cloud und Zusammenarbeit mit Arminius IT
Word- und Excel-Dateien gemeinsam im Browser bearbeiten
Mit einer passenden Office-Integration für Nextcloud können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Für den ersten Test würde ich ein echtes Angebot und eine Excel-Datei aus eurem Alltag nehmen. Bleibt das Layout nach dem Speichern erhalten? Rechnen die Formeln wie erwartet? Wenn ihr Makros nutzt, gehören auch sie in den Test. So merkst du früh, ob die Lösung für eure Vorlagen passt. Selbstverständlich lässt sich z.B. auch mit LibreOffice weiterhin lokal arbeiten.
Teams für Chat und Videobesprechungen ablösen
Nextcloud Talk kommt für Team-Chats und Videobesprechungen infrage. Wenn ihr häufig Kunden zu Besprechungen einladet, legt einen Testtermin an, verschickt die Einladung und prüft, wie der Gast beitritt. Auch die Verbindung zu euren Kalendern und die Ablage gemeinsam genutzter Dateien gehören in diesen Test.
So planst du den Umstieg von Microsoft 365
1. Dienste, Daten und Anmeldungen erfassen
Wir gehen gemeinsam durch, was dein Team heute nutzt. Beim Maildienst gehören dazu auch alte Nachrichten, gemeinsame Postfächer und Kalenderfreigaben. Bei der Dateiablage schauen wir auf Berechtigungen, Freigabelinks und Programme, die auf diese Dateien zugreifen. Wenn sich jemand mit einem Microsoft-Konto bei einer Fachanwendung anmeldet, muss auch diese Anmeldung beim Wechsel berücksichtigt werden.
2. Einen echten Arbeitsablauf testen
Du kannst mit einem Projektordner oder einigen Testpostfächern anfangen. Lasst zwei Personen gemeinsam ein Angebot bearbeiten und prüft, ob ein Kunde die freigegebene Datei öffnen kann. Beim Mailtest probiert ihr aus, ob das gemeinsame Postfach, der Kalender und der Zugriff von unterwegs so funktionieren, wie ihr es braucht.
3. Daten übernehmen und den neuen Betrieb prüfen
Wir planen, welche Daten übernommen werden und wie du während der Umstellung erreichbar bleibst. Bevor ihr die bisherigen Lizenzen kündigt, prüft ihr am neuen System, ob wichtige Nachrichten, Dokumente und Kalender da sind und die vorgesehenen Personen darauf zugreifen können. Auf Wunsch kümmert sich Arminius IT nach der Einrichtung um Updates, Backups und Support. IT-Dienstleistungen von Arminius IT
Deinen Wechsel mit Arminius IT besprechen
Du möchtest Microsoft 365 ablösen? Schreib mir kurz, wie groß dein Team ist und welche Dienste du heute nutzt. In der kostenlosen Erstberatung klären wir, welche Alternativen zu eurem Betrieb passen und mit welchem Bereich du sinnvoll anfangen kannst.
Quellen und weiterführende Informationen
- IT-Administrator zum Microsoft-365-Ausfall im November 2026
- Nextcloud Office zur gemeinsamen Dokumentbearbeitung
- Nextcloud Talk zu Chat und Videobesprechungen
Häufige Fragen zum Wechsel von Microsoft 365
Für Firmenmail, Dateiablage, gemeinsame Dokumente, Chat und Videobesprechungen gibt es Alternativen. Ob du Microsoft 365 komplett ablösen kannst, hängt auch von euren Fachanwendungen, Vorlagen, Makros und Anmeldungen ab. Prüfe diese Abhängigkeiten, bevor du Lizenzen kündigst.
Ja. Dein Team kann Nextcloud zunächst für die Dateiablage und gemeinsame Dokumente nutzen, während die Firmenpostfächer bei Microsoft 365 bleiben. So kannst du die neue Dateiablage im Alltag testen, bevor du weitere Dienste umstellst.
Die Mails und deine Domain gehören dir und du kannst diese mitnehmen. Welche alten Nachrichten, Ordner und Archive sich übernehmen lassen, prüfen wir vor dem Umzug. Gemeinsame Kalender und Freigaben sollten dabei separat auf der Liste stehen.
Ja. Auch alternative Dienste können vorübergehend nicht erreichbar sein. Welche Aufgaben dann weiterlaufen, hängt davon ab, welche Dienste und Anmeldungen miteinander verbunden sind und welche Ausweichwege implementiert wurden. Ein Backup hilft dir, gesicherte Daten wiederherzustellen.
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